注意指導書作成について弁護士が解説

1 注意指導の必要性

能力が不足していたり、問題行動を繰り返すような従業員がいる場合、会社として、何らかの人事措置や懲戒処分を行わざるをえない場面があると思います。

ただ、従業員の側が、そのような人事措置や懲戒処分をすべて納得して受け入れるとは限りません。

後日、その有効性をめぐって紛争に発展してしまうケースは多々あり、人事権や解雇権の濫用として無効とされる可能性もあります。

そして、このような紛争では、会社側が、当該従業員にどのような問題があって人事措置や懲戒処分を至ったのか立証しなければなりません。

人事措置や懲戒処分の有効性の判断においては、そこに至るまでのプロセスが大変重視されています。

たとえば、従業員に対する注意指導の不足や、従業員に改善の機会を与えなかったことを一つの理由として、解雇が無効にされてしまうケースもあります。

そのため、問題のある従業員に対しては、日ごろから適切な注意・指導を行い、改善の機会を与えていたこと、注意指導を行ったにもかかわらず改善が見られないたこと等について、記録を残しておくことが重要となります。

 

2 注意指導の方法

通常、従業員への注意・指導は、口頭で行われていることがほとんどだと思います。

もちろん、それで改善が得られた場合には、口頭だけでも何の問題もありません。

しかし、口頭での注意指導を繰り返し行っても改善が見られない場合や、極めて深刻な問題がある場合には、より強く改善を促すため、そして将来的な人事措置や懲戒処分の下準備として、文書による注意指導を行うことを検討してください。

 

3 注意指導書の作成

文書により注意・指導する場合には、「注意指導書」という文書を作成して従業員に交付します。

これにより、会社側が考えている問題・課題を、目に見える形で分かりやすく従業員に提示することができます。そのため、口頭で注意指導を行う場合と比べ、明確かつ大きな問題意識を従業員に持たせる効果が期待できます。

また、日頃から会社側が注意・指導を行っていたこと、注意・指導の具体的内容、従業員に改善の機会を与えていたこと等の記録として残すことができますので、「注意指導書」は、当該従業員にどのような問題があったのか、第三者(裁判所)に説明する際に極めて有用な資料となります。

 

4 注意指導書の具体的記載事項

具体的には「注意指導書」には以下のような記載を行います。

1 指導対象事項

従業員が起こした問題事案や、従業員の抱える問題点などをできるだけ具体的かつ客観的に記載します。

第三者が読んでも分かるように記載することが重要です。

2 指導事項

問題点について、どのように反省し改善すべきか、また今後の目標等について、従業員にも分かりやすいように、具体的に記載します。

3 改善が見られない場合の措置

指導に対して、改善が見られない場合には、人事措置や懲戒処分などが行われる可能性があることも注記しておきます。

4 社員本人の署名欄

注意指導書を従業員が受け取ったことを証明するため、署名押印欄を設け、従業員に署名押印してもらいます。

 

問題のある従業員への対応は、紛争に発展するリスクと常に隣り合わせです。

そのようなリスクに備え、適切な「注意指導書」を作成して保管しておきましょう。

玉藻総合法律事務所では、今回ご説明したような従業員への注意指導及び注意指導書の作成に関するご相談をはじめ、使用者側の労働問題全般のご相談を受け付けております。

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石垣紀彦 

石垣紀彦 

玉藻総合法律事務所の所属弁護士。近年深刻な社会問題となっているインターネット上の誹謗中傷・風評被害への対策に積極的に取り組む。削除や発信者情報開示等に関する多くの経験と実績を有する。

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