弁護士による従業員の相談窓口・内部通報窓口サービス

なぜ弁護士による従業員の相談窓口・内部通報窓口が必要?

現在,パワハラ,セクハラ,マタハラなどの職場のハラスメントについては,企業に相談窓口の設置が義務づけられています。

また,ハラスメントに限らず,あらゆる不正行為を未然に防ぎ,組織の自浄作用の向上やコンプライアンス経営を推進するためには,企業が内部通報窓口を設置することが有効です。

ハラスメント問題や,コンプライアンスを軽視すると,職場環境の悪化や生産性の低下などにとどまらず,不祥事による企業イメージの失墜から企業の存立すら危うくする場合があります。

企業内に従業員からの相談・通報窓口を設置することで,社内の問題点を早期に発見,解決し,問題の拡大や社外への通報,マスコミへのリークなどを防止することができ,ひいては,取引先,従業員,株主などからの信頼獲得につながります。

具体的な制度設計にあたっては,次のような事項を検討することになります。

内部通報窓口設置にあたり、検討すべきこと

1 ハラスメント相談・内部通報制度の整備

(1)相談・通報対応の仕組みの整備

相談・通報の受付から調査・是正措置の実施及び再発防止策の策定までを適切に行うため,仕組みを整備するとともに,内部規定等により明文化します。

(2)経営幹部からの独立性を有する通報ルート

経営幹部が関与する事案などに対応するため,通常の通報対応の仕組みの他に,経営幹部から独立性を有する通報受付の仕組みを整備することが望ましいといえます。

社外の法律事務所を指定すれば,経営幹部からの独立性を確保できます。

(3)利益相反関係の排除

相談・通報制度の実効性を確保するため,受付,相談,調査の担当者は,自らが関係する通報・相談事実には関与することはできない制度設計を行い,明文化する必要があります。

具体的には,複数の相談・通報ルートの確保,社外の窓口の確保などが有効です。

(4)安心して相談・通報できる環境の整備

利用されなければ意味がありませんので,制度設計に当たって従業員の意見・要望を反映したり,敷居が低く,利用しやすい環境を整備するとともに,運用実績の概要を開示するなど,制度に対する信頼性を高める取り組みが必要です。

また,制度制定時に周知するだけでなく,継続的に周知し続けることが重要です。

2 相談・通報の受付

通報の受付方法についても明文化して周知するとともに,メールや書面等の通報者が通報の到達を確認できないような方法によって通報が行われた場合には,速やかに通報者に対し,通報を受領した旨を通知します。

そのうえで,調査の必要があるか否かについて公正,公平かつ誠実に検討し,今後の対応について,通報者に通知します。

3 調査・是正措置

(1)調査・是正措置の実効性の確保

調査担当者には社内における調査権限と独立性を付与します。調査チームに弁護士を参加させることも有効です。

そして,従業員等には調査への協力義務を課すことを内規に明文化します。

調査の結果,法令違反等が明らかになった場合には,速やかに是正措置と再発防止策を講じるとともに,関係者の処分や関係行政機関への報告を行います。

(2)調査・是正措置にかかる通知

調査結果や是正措置については,被調査者などの信用,名誉及びプライバシーに配慮しつつ,適宜,通報者に通知すべきです。

また,通報者や調査協力者の協力がコンプライアンス経営の推進に寄与した場合には,そのことに対しての正当な評価がなされるべきです。

4 相談・通報者等の保護

(1)相談・通報にかかる秘密保持の徹底

通報者の所属・氏名等が職場内に漏れると,それ自体が通報者にとって重大な不利益になりえます。

よって,情報共有の範囲は最小限にするとともに,実効的な調査を行うために通報者の情報の開示が必要な場合は通報者の同意を得ることとし,同意を得るに当たっては開示によって起こりうる不利益も説明する必要があります。

また,情報を伝達する相手には秘密保持を誓約させるとともに違反すれば懲戒処分等の対象になることの注意喚起を行います。

さらに,何人も通報者を探索してはならないことを明確にする必要があります。

(2)解雇その他不利益な取扱いの禁止

相談・通報を行ったことや,調査に協力したことを理由として,解雇その他の不利益な取扱いを行うことは許されません。このことを,十分に周知し,会社による不利益取扱いのみならず,同僚や上司による嫌がらせ等も阻止しなければなりません。

(3)自主的な通報を行った者に対する処分等の減免

不正行為に関与した者が,自主的に通報や調査への協力を行う場合には,状況に応じて懲戒処分等を減免することができる仕組みを整備することも一案です。

 

以上のような制度設計や運営を行うことで,法律によって義務付けられているハラスメント対策や,企業の自浄作用を強化することが可能になりますが,中小企業の社内で全てを行うことは容易ではありません。

当事務所では,貴社の実情やニーズにあった内部通報・相談制度の制度設計から運営までのアドバイスや,法律事務所として貴社の相談窓口,調査委員会のメンバー等になることも可能です。

当事務所のサービスと費用

当事務所によるサービスの形態としては,2つの方式があります。

1 顧問弁護士として関与する方法

貴社の顧問弁護士として活動しつつ,ハラスメント相談窓口及び内部通報窓口を兼任します。

貴社の顧問弁護士としても活動するため,貴社と利益が相反する対応は行いません。そのため,社外の窓口として関与する場合よりは中立性に劣ることになります。

しかし,外部の窓口ではなく,あえて,社内の相談,通報制度を利用しようという従業員は,会社への信頼を完全には失っておらず,社内で何とかしてほしいという希望を持っています。

そのような従業員の希望に応えることが可能ですし,オーナーと経営者が同一の中小企業など,会社と利益が相反するような窓口設置までは抵抗があるとお考えの企業にお勧めです。

(費用の目安)

制度設計・窓口規定作成  40万円~

窓口運用費用   月額顧問料 5万円~ + 相談等窓口オプション 3万円~

※ 月額顧問料は,プランにより異なります。こちらをご参照ください。

※ 相談等窓口オプションの費用は,従業員数等をもとにお見積りさせていただきます。

2 社外の相談窓口として関与する方法

貴社の顧問弁護士には就任せず,専ら,中立な社外の弁護士として活動します。

制度設計及び規程の作成を当事務所で行うことも可能ですし,貴社の顧問弁護士が作成された規定に基づいて,窓口のみを担当することも可能です。

法律家として中立な立場から,判断を行い,ケースによっては貴社と利益が相反する対応を行う場合があります。そのため,社外のステークホルダー,株主,従業員等の信頼が増し,コンプライアンス経営を徹底することができます。

コンプライアンスを徹底したい企業にお勧めです。

(費用の目安)

制度設計・窓口規定作成  40万円~

月額 5万円~

※ 費用は,従業員数等をもとにお見積りさせていただきます。

 

規模が大きくなって経営者の目が全体に届かなくなってきたとお感じの企業,現に不祥事が発生してしまい,今後の再発防止策を検討している企業,ハラスメント対策を講じたい企業の皆様は,是非,当事務所にご相談ください。

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藤本 尊載

藤本 尊載

玉藻総合法律事務所代表弁護士。企業側の弁護士として多数の顧問先を持つ。労務問題をはじめとした企業の法的トラブルに精通。他士業に向けたセミナー講師も務める。

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